Documentos y Firmas Electrónicas – Aclarando Dudas
En la actualidad estamos viviendo una situación que muy pocos podrían imaginar: Pandemia. Este escenario trajo aparejado que las empresas tuvieran que “reinventarse” en varios aspectos, y realmente usar el teletrabajo. Sin embargo, el teletrabajo es mucho mas que una herramienta de conferencias, un ERP web, o el uso del home banking. Hoy se pone de manifiesto que hay muchos procesos que podrían ser totalmente digitales, y que ayudarían mucho en la necesidad de no tener que salir de nuestras casas.
Muchas empresas e instituciones están asumiendo que no están preparados realmente para esta nueva forma de trabajo, y dentro de sus prioridades, aparece la digitalización como parte de su desarrollo sustentable en el tiempo, además de las otras ventajas ya mencionadas de ahorros, incrementos de cierres de negocio y seguridad.
Este artículo tiene por objetivo, clarificar algunos conceptos en soluciones relacionadas a esta línea, debido a que ciertas interpretaciones erróneas pueden llevar a tomar decisiones desventajosas en el momento de contratar a un proveedor.
Algunos conceptos iniciales
Ley 17.977 - Ley de Firma Electrónica: Es la ley que regula las diversas firmas electrónicas que se pueden utilizar en documentos electrónicos con validez legal, en Chile.
En dicha ley se define algunos conceptos clave:
Electrónico: característica de la tecnología que tiene capacidades eléctricas, digitales, magnéticas, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares;
Entidad Acreditadora: la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción;
Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior;
Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;
Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
Usuario o titular: persona que utiliza bajo su exclusivo control un certificado de firma electrónica.
Certificado de Firma Electrónica: certificación electrónica que da fe del vínculo entre el firmante o titular del certificado y los datos de creación de la firma electrónica;
Certificador o Prestador de Servicios de Certificación: entidad prestadora de servicios de certificación de firmas electrónicas;
Fecha electrónica: o Timestamping. Conjunto de datos en forma electrónica utilizados como medio para constatar el momento en que se ha efectuado una actuación sobre otros datos electrónicos a los que están asociados.
Cuando se habla de Firma Electrónica, se incluye:
En “Lenguaje Humano”
Ahora intentaré explicar que significa cada cosa en lenguaje no técnico, de tal forma que todos podamos entender lo mismo, y evaluar las soluciones adecuadas a nuestra realidad de la mejor forma posible.
Cuando hablamos de Certificado Digital, esto es un conjunto de claves, una privada (que solo conoce y usa el dueño del certificado), y otra pública (que conoce todo el mundo, e incluso el dueño la entrega). El objetivo de esas dos claves es que, con la privada, se realizan procesos de firma, y SOLO con la clave pública asociada puede corroborarse la autenticidad de esta. Si el documento es modificado en tan solo una letra o número, este proceso de verificación de firma fallará. Esto se realiza con procesos matemáticos que no aportan demasiado en este artículo, pero lo importante es saber que para una clave pública solo hay una privada, y que cada una de estas claves NO se repite en ningún otro pas. Es por este motivo que puede asegurarse la identidad, y el dueño del certificado es el responsable ante la ley de las firmas generadas a partir de éste.
Cuando hablamos de una Entidad Certificadora avalada por el ministerio de economía, son entidades que deben certificarse en dicha institución, cumpliendo con varios requisitos de seguridad, técnicos y de ejecución de procesos, y que su función principal es entregarles a las personas, un certificado digital,
asegurándose antes de que la persona es quien dice ser. En pocas palabras, el ministerio asegura que la entidad certificadora realiza los procesos correctamente, y esta entidad certificadora, asegura que la persona que posee un certificado digital emitido por ella es el real dueño de éste, y que corroboró su identidad a través de procesos debidamente documentados. A esto se le llama cadena de confianza. Luego, el poseedor de ese certificado, puede utilizarlo para realizar firmas electrónicas, y el receptor del documento firmado, puede tomar como válida legalmente dicha firma, basados en la ley 19.799 y la cadena de confianza antes mencionada.
La diferencia entre Firma Electrónica Simple (FES) con certificado digital y Firma Electrónica Avanzada (FEA), es que el certificado en la FEA se encuentra en un dispositivo USB llamado normalmente token, que debe estar conectado en una PC en el momento de realizar una firma, mientras que, en la FES, ese certificado es un archivo almacenado en el computador o dispositivo móvil desde donde trabajamos. Luego, el proceso de firma y verificación de la misma es exactamente igual en ambos casos.
Ahora bien, existen Firmas Simples que son aceptables SIN el uso de un certificado digital. Si recibimos un documento electrónico con una imagen de una huella dactilar o foto, por ejemplo, como firma electrónica, TAMBIEN es válido el documento ante la ley. Normalmente el uso de este tipo de firmas simples se realiza en combinación con alguna de las firmas a través de certificados digitales, simple o avanzada, para hacer imposible la modificación del documento una vez firmado.
NO Existe una combinación “única o legal” de firmas, sino que cada proceso de negocios debe analizarse por separado, para equilibrar la legalidad, con costos asociados y facilidad de uso. En algunos casos, la ley dice explícitamente que debe usarse FEA, como por ejemplo en ciertos procesos de firmas del estado, o escrituras públicas, mientras que en otros no se especifica y queda abierto a que cada empresa seleccione la mejor combinación de acuerdo con su negocio. Ejemplo Práctico: En un escenario de venta en terreno de una empresa, puede pedir que su cliente final firme con Firma Simple a través de una verificación de identidad biométrica, y utilizar la muestra verificada para estamparla en el documento y que con este símbolo cumpla con los requisitos definidos en la ley 19.799, mientras que la empresa puede firmar con Firma Electrónica Simple (FES) el mismo documento, donde el certificado por ejemplo puede estar asociado al representante legal de la firma, y con esto cumplen ambas partes con los requisitos, y además de ser legal, el documento electrónico queda blindado para que no pueda ser modificado por nadie, sin que falle la FES realizada.
Soluciones de Documentos y Firmas Electrónicas - Aclaración Importante
Existen en la actualidad diversas soluciones para la generación y firmas de documentos electrónicos, que pueden utilizarse ya sea en soluciones dentro de la empresa, en soluciones en la nube, utilizando cualquier certificado digital generado por una Entidad Certificadora acreditada correctamente, sin embargo, la solución en sí, NO DEBE SER CERTIFICADA por el ministerio de economía. El ministerio solo certifica a las Entidades Certificadoras para EMITIR certificados digitales, verificando la identidad de las personas, pero solo eso. Luego, las soluciones de documentos electrónicos utilizan estos certificados estándares en combinación con otras tecnologías si el negocio así lo requiere.
Cabe mencionar, que existen casos particulares en donde se exige una certificación de la plataforma, por un regulador designado, como es el caso de la Inspección del Trabajo que debe certificar una plataforma de generación, firma y administración de contratos laborales y todos los documentos relacionados.
Para cualquier duda acerca de documentos o firmas electrónicas, contactarse con info@biometrikalatam.com o info@notariovirtual.cl, o visite nuestros sitios.
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